Seit Jahresbeginn gelten neue Bestimmungen für die steuerliche Anerkennung von Reisekosten. Die Auswirkungen würden von Unternehmen und reisenden Mitarbeitern häufig noch unterschätzt, so der BVBC, der Bundesverband der Bilanzbuchhalter und Controller in Deutschland. “Jetzt ist es höchste Zeit, das eigene Reisekostenmanagement auf den Prüfstand zu stellen.” Andernfalls könne es zu hohen Nachforderungen des Finanzamts kommen.

Große Teile der Änderungen basieren auf dem neu eingeführten Begriff der “beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit”. Diese liege dann vor, wenn der Arbeitnehmer “vorübergehend außerhalb seiner Wohnung und an keiner seiner regelmäßigen Arbeitsstätten beruflich tätig” wird, heißt es in der Mitteilung. Diese Definition könne in der Praxis leicht zum Stolperstein werden, denn der Fiskus gehe bereits von einer “regelmäßigen Arbeitsstätte” aus, wenn der Arbeitnehmer sie durchschnittlich einmal pro Arbeitswoche besucht. So reiche schon ein “kurzes Aufsuchen” - unabhängig von Art, Inhalt und Dauer der Tätigkeit. In diesem Fall seien alle damit zusammenhängenden Reisekosten nicht steuerlich absetzbar.

Selbst bei unzweifelhaften Auswärts-Tätigkeiten sei Vorsicht geboten. So sind Übernachtskosten nur in tatsächlicher Höhe abzugsfähig und per Beleg zu dokumentieren. BVBC-Schatzmeisterin Angelika Hilgers rät zum Umdenken: “Wer über keine ausgereifte Reisekostenrichtlinie verfügt, sollte dies schnell nachholen.” So liesen sich die steuerlichen Änderungen “verbindlich im Firmenalltag verankern” und dadurch sogar noch Kosten einsparen, sagt die Expertin. Außerdem sei dann klar geregelt, welche Reisekosten vom Arbeitgeber übernommen werden und welche Aufwendungen gegebenenfalls vom Mitarbeiter selbst steuerlich geltend gemacht werden müssen.

Die Neuregelungen im Reisekostenrecht erfordern bei Auswärtstätigkeiten ein erhöhtes Augenmerk von Unternehmern und ihren Mitarbeitern. Die BVBC-Experten geben wertvolle Hinweise für die Praxis.

1. Fahrtkosten

Bei Auswärtstätigkeiten werden weiterhin dreißig Cent pro Entfernungskilometer steuerfrei erstattet. Dies gilt bei einer vorübergehenden beruflichen Auswärtstätigkeit auch über die bislang geltende Dreimonatsfrist hinaus. Bei wechselnden Tätigkeitsstätten ist keine Mindestentfernung zur Wohnung zu beachten.

2. Verpflegungskosten

Bei Auswärtstätigkeiten ab acht Stunden sieht der Gesetzgeber nach wie vor Pauschalbeträge vor. Allerdings ist der steuerfreie Abzug auf die ersten drei Monate beschränkt. Unterbrechungen durch Urlaub oder Krankheit von bis zu vier Wochen werden nicht angerechnet. Bei einer anderen Tätigkeitsstelle beginnt die Dreimonatsfrist erneut.

3. Übernachtungskosten

Das neue Reisekostenrecht sieht keine Pauschalen mehr für Übernachtungen vor. Deshalb sind jetzt alle Aufwendungen per Beleg zu dokumentieren, um sie auch steuerlich geltend zu machen. Die Kosten werden nunmehr in tatsächlicher Höhe anerkannt - egal wie lange die Auswärtstätigkeit dauert.

4. Reisenebenkosten

Von den Park-Kosten bis hin zu Aufwendungen für die Gepäckaufbewahrung: Der Fiskus erkennt Reisenebenkosten in tatsächlicher Höhe an, was durch Quittungen zu belegen ist. Nicht abzugsfähig bleiben dagegen Verwarnungs- und Bußgelder, die auf einer Dienstreise anfallen.

Tipp: Aktuelle Themen werden vom 14. bis 17. Mai 2008 in der Koblenzer Rhein-Mosel-Halle diskutiert. Der Verband der Bilanzbuchhalter und Controller veranstaltet die Kongressmesse ReWeCo.